Versie: 3.0 – datum: 04-04-2025
Partijgegevens Maxim
Statutaire naam: Maxim
Adres: Trapezium 224, 3364 DL Sliedrecht, Nederland
Website: www.meetmaxim.com
E‑mail: hello@meetmaxim.com
KvK‑nummer: 68653875
1. Definities
- Maxim: de gebruiker van deze algemene voorwaarden, leverancier van de Diensten.
- Klant: de natuurlijke of rechtspersoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf die een Overeenkomst met Maxim sluit; dit omvat Agencies en, voor zover zij toegang krijgen tot de Diensten, hun Eindklanten.
- Super Assistent: de door Maxim geleverde set slimme tooling en automatiseringen ter ondersteuning van recruitment, waaronder WhatsApp‑flows, plug‑ins en notificaties.
- Diensten: de (pre)screening en selectie van kandidaten via de Super Assistent, waaronder geautomatiseerde - WhatsApp‑flows, plug‑in‑functionaliteit (o.a. koppelingen met Klantsystemen) en meldingen/rapportages, inclusief het (door)sturen van Kandidaatgegevens naar Klant of, indien van toepassing, een door Klant aangewezen partij, alsmede aanverwante (SaaS)functionaliteit, support en optionele SLA‑diensten.
WhatsApp‑flow: de geautomatiseerde gespreksstroom waarin een Kandidaat via WhatsApp meerdere vragen beantwoordt, optioneel zijn CV upload en toestemming geeft voor verwerking en bewaartermijn.
- Kandidaat: de natuurlijke persoon van wie gegevens via de Diensten worden verwerkt met het oog op matching.
- Kandidaatgegevens: alle (persoons)gegevens betreffende Kandidaten, waaronder antwoorden uit de WhatsApp‑flow, CV’s, contactgegevens en metadata.
- Databank: de door Maxim aangelegde en onderhouden databank waarin Kandidaatgegevens worden opgeslagen en beheerd, inclusief de structuur, ordening, verrijking, beveiliging en (zoek)functionaliteit.
- Overeenkomst: de tussen Maxim en Klant gesloten overeenkomst (bijv. offerte/orderformulier/factuur/statement of work), waarvan deze AV deel uitmaken.
- Agency: recruitment marketingbureau, flexonderneming of recruitment process outsourcing (RPO) agency, die voor een (eind)opdrachtgever campagnes voert of recruitment processen ondersteund en de Diensten namens of ten behoeve van die (eind)opdrachtgever gebruikt.
- Eindklant: de (eind)opdrachtgever van een Agency voor wie de vacature/campagne wordt gevoerd.
- SLA: een optionele Service Level Agreement met meetbare prestatie‑indicatoren.
- Subverwerkers: door Maxim ingeschakelde partijen die namens Maxim (onder verantwoordelijkheid van Maxim) gegevens verwerken, waaronder Meta Platforms (WhatsApp) en een WhatsApp Business Solution Provider (BSP).
2. Toepasselijkheid, rangorde en totstandkoming
2.1 Deze AV zijn van toepassing op alle aanbiedingen, Overeenkomsten en Diensten van Maxim aan Klanten (B2B).
2.2 Algemene (inkoop)voorwaarden van Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.3 Rangorde bij strijdigheid: (i) Overeenkomst/Order/SOW, (ii) deze AV, (iii) SLA (indien van toepassing), (iv) documentatie/handleidingen.
2.4 De Overeenkomst komt tot stand door schriftelijke aanvaarding (waaronder e‑mail) van een aanbod van Maxim of door feitelijke afname van Diensten.
2.5 Flow‑down & hoofdelijke aansprakelijkheid (Agencies): Waar Klant een Agency is, garandeert Klant dat haar Eindklant deze AV onverkort naleeft. Klant legt aan de Eindklant verplichtingen op die ten minste gelijkwaardig zijn aan deze AV en is jegens Maxim hoofdelijk aansprakelijk voor overtredingen door de Eindklant.
2.6 Derden‑toegang: Toegang door derden (waaronder Eindklanten) is uitsluitend toegestaan via door Maxim geboden middelen en binnen de aan Klant verleende rechten; sublicentie of overdracht van rechten is niet toegestaan, tenzij Maxim dit voorafgaand en schriftelijk toestaat.
3. Omschrijving van de Diensten en gebruiksregels
3.1 Maxim levert de Super Assistent voor geautomatiseerde (pre)screening en communicatie via WhatsApp Business en aanverwante kanalen. Maxim kan Kandidaatgegevens doorsturen aan Klant of, indien van toepassing, aan een door Klant aangewezen partij (zoals een Eindklant) ten behoeve van wervings- en selectiedoeleinden. 3.2 Functionaliteit kan onder meer omvatten: het kickstarten van intakes, het reactiveren van (slapende) talentpools, reminders sturen, inplannen van sollicitaties en notificaties na afgeronde taken of gesprekken.
3.3 Voor inzet met Klants eigen WhatsApp Business‑nummer(s) of integraties via plug‑ins blijft Klant verantwoordelijk voor de rechtmatige inzet en de inhoud van berichten, inclusief het respecteren van WhatsApp‑/BSP‑beleid.
3.4 Klant gebruikt de Diensten uitsluitend voor legitieme wervings‑ en selectie‑doeleinden en met inachtneming van deze AV en toepasselijke wet‑ en regelgeving.
3.5 Gedurende de overeenkomst zijn de Klant, Agencies, Eindklanten om Kandidaatgegevens op te slaan in eigen systemen (ATS/CRM/spreadsheets), te reproduceren, te verrijken, te combineren met andere datasets of te hergebruiken voor toekomstige/andere vacatures of campagnes, zolang dit in volledige goedkeuring is van het Nederlands en Europese recht.
3.6 Einde samenweriking: Na afloop van de samenwerking tussen Klant (Agency/Eindklant) en Maxim is het de Klant toegestaan om de lokaal gemaakte kopieën van Kandidaatgegevens te behouden, mits de Klant hiervoor een eigen geldige rechtsgrond (bijvoorbeeld expliciete toestemming van de Kandidaat) waarborgt en de Kandidaat hierover conform de AVG heeft geïnformeerd. Anders dienen alle lokaal gemaakte kopieën van Kandidaatgegevens onverwijld te worden verwijderd.
Na afloop van de samenwerking is Maxim van alle verplichtingen met betrekking tot de bewaartermijn, verwijdering en de afhandeling van verzoeken van de Kandidaat ten aanzien van deze lokaal opgeslagen data ontheven. De Klant draagt vanaf dat moment de volledige verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor de naleving van deze plichten.
3.7 Toegangsrechten zijn persoons‑ en organisatiegebonden en niet overdraagbaar. Klant staat in voor naleving door haar medewerkers en ingeschakelde derden.
4. Intellectuele Eigendom
4.1 Maxim ontwikkelt, beheert en onderhoudt een eigen platform dat bestaat uit software, infrastructuur, dataverwerking, ordening en verrijking die nodig zijn voor campagnes, matching en zoekopdrachten. Deze onderdelen maken onderdeel uit van het intellectuele eigendom van Maxim.
4.2 De Klant ontvangt via het Maxim-platform toegang tot Kandidaatgegevens die binnenkomen via campagnes, zoekopdrachten of andere Diensten. De Klant is verantwoordelijk voor de verwerking van deze gegevens in de eigen systemen, conform de toepasselijke wet- en regelgeving (waaronder de AVG).
4.3 De Klant mag de Kandidaatgegevens die via het Maxim-platform worden verstrekt opslaan, gebruiken en toepassen op elke manier die binnen de toepasselijke wet- en regelgeving (zoals de AVG) is toegestaan.
4.4. Zodra Kandidaatgegevens worden opgeslagen in de systemen van de Klant, is de Klant volledig en zelfstandig verantwoordelijk voor de rechtmatige verwerking, opslag en beveiliging daarvan.
4.5. Maxim kan passende technische en organisatorische maatregelen toepassen om het platform en de gegevensverwerking binnen het platform te beveiligen en te monitoren, waaronder beveiligingsmaatregelen en auditlogs.
4.6. De Klant gebruikt de Kandidaatgegevens in overeenstemming met alle toepasselijke wet- en regelgeving. Voor zover gegevens worden overgezet naar of verwerkt binnen de systemen van de Klant, valt deze verwerking volledig onder de verantwoordelijkheid van de Klant.
5. Privacy, rolverdeling en bewaartermijnen
5.1 Verwerkingsverantwoordelijke: Maxim is voor de in haar platform verwerkte Kandidaatgegevens verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Maxim bepaalt de doeleinden en middelen van de verwerking in het kader van haar Diensten (matching/screening).
5.2 Delen met Klant/Agency/Eindklant: wanneer Maxim Kandidaatgegevens deelt met Klant (waaronder een Agency) voor een specifieke opdracht, handelen Maxim, de Agency en (indien van toepassing) de Eindklant als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken voor hun respectieve verwerkingen. De Agency waarborgt flow‑down van privacyverplichtingen naar de Eindklant en naleving van informatieplichten.
5.3 Toestemming & bewaartermijn: Maxim vraagt Kandidaten via de WhatsApp‑flow om toestemming voor verwerking en bewaring gedurende 12 maanden (tenzij anders overeengekomen). Kandidaten kunnen toestemming intrekken via de in het privacybeleid genoemde kanalen.
5.4 Privacybeleid: op de verwerking is het privacybeleid van Maxim van toepassing (zie https://meetmaxim.com/privacy-policy).
5.5 Subverwerkers en doorgifte: Maxim mag Subverwerkers inschakelen, waaronder Meta (WhatsApp) en een WhatsApp BSP.
5.6 Beveiliging: Maxim treft passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking. Hosting vindt plaats binnen de EU.
5.7 Datalekken: Maxim meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens die significante impact kan hebben op de rechten en vrijheden van betrokkenen onverwijld en in elk geval binnen 24 uur na ontdekking aan Klant, voor zover relevant voor Klants eigen meldplicht.
5.8 Verzoeken van betrokkenen: Maxim behandelt verzoeken van Kandidaten (inzage, verwijdering, etc.). Voor zover een verzoek (mede) de verwerkingen van Klant betreft, werken partijen in redelijkheid samen. Klant is zelfstandig verantwoordelijk voor verzoeken over lokaal opgeslagen data.
5.9 Verwijderen/retentie: na het verstrijken van de bewaartermijn worden Kandidaatgegevens verwijderd of geanonimiseerd volgens Maxim’s beleid. Maxim is niet verplicht persoonsgegevens op verzoek van Klant te bewaren na beëindiging van de Overeenkomst, behoudens wettelijke bewaarplichten.
6. AI‑transparantie en beperkingen
6.1 Maxim gebruikt slimme software om kandidaten te ordenen en voor te selecteren. Dit helpt de Klant, maar vervangt nooit het menselijk oordeel. Er wordt geen emotie-herkenning, biometrie of “social scoring” gebruikt.
6.2 De uitkomsten van de Super Assistent zijn een hulpmiddel. De Klant beslist altijd zelf en blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke keuze.
6.3 De Klant gebruikt de resultaten op een manier die eerlijk en wettelijk toegestaan is. Onjuist of discriminerend gebruik is de verantwoordelijkheid van de Klant.
7. Beveiliging, continuïteit en audits
7.1 Maxim onderhoudt een passend informatiebeveiligingsbeleid en logging.
7.2 Op verzoek van Klant kan Maxim samenvattende auditrapporten of relevante certificeringen/verklaringen beschikbaar stellen, voor zover beschikbaar.
7.3 Pen‑tests of audits door of namens Klant vereisen voorafgaande schriftelijke toestemming van Maxim en vinden plaats onder voorwaarden van vertrouwelijkheid en zonder verstoring van de Diensten; kosten zijn voor Klant, tenzij anders overeengekomen.
8. Tarieven, facturatie en betaling
8.1 Tenzij anders vermeld, zijn alle tarieven exclusief btw en andere heffingen.
8.2 Facturatie van de overeengekomen vaste maandelijkse vergoeding vindt automatisch vooraf plaats, tenzij anders overeengekomen.
8.2b Variabele kosten voor meergebruik (bijvoorbeeld boven de afgesproken limiet van Whatsapp gesprekken, of andere diensten buiten de vaste vergoeding) worden achteraf gefactureerd op basis van verbruik in de voorgaande maand.
8.2c De betalingstermijn voor alle facturen is 30 dagen na factuurdatum.
8.3 Bij niet‑tijdige betaling is Klant van rechtswege in verzuim en is wettelijke handelsrente verschuldigd, vermeerderd met redelijke (buiten)gerechtelijke incassokosten. Maxim mag de uitvoering opschorten totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden.
8.4 Indexatie: Maxim mag tarieven jaarlijks per 1 januari aanpassen met CPI + 2% (met een minimum van 2%). Aanvullende prijsverhogingen worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd; Klant kan de Overeenkomst opzeggen tegen de datum van inwerkingtreding bij een materiële verhoging.
9. Looptijd, opzegging en beëindiging
9.1 De Overeenkomst heeft een doorlopende looptijd en kan door elk van de partijen schriftelijk worden opgezegd met een opzegtermijn van 1 maand, tenzij anders overeengekomen.
9.2 Partijen kunnen per direct beëindigen bij (a) wezenlijke toerekenbare tekortkoming die niet binnen 14 dagen na ingebrekestelling wordt hersteld, (b) faillissement/surseance, of (c) schending van artikel 4 of artikel 5, onverminderd het recht op schadevergoeding.
9.3 Exit: Bij beëindiging van de Overeenkomst vervallen onmiddellijk alle toegangsrechten van de Klant (Agencies/Eindklanten) tot het platform van Maxim.
De naleving van deze verplichtingen na beëindiging rust volledig bij de Klant, en Maxim aanvaardt hiervoor geen aansprakelijkheid. Maxim is echter gerechtigd naleving van deze exit-bepalingen te verifiëren via gerichte vragen of auditlog-controles.
10. Aansprakelijkheid en overmacht
10.1 De totale aansprakelijkheid van Maxim wegens toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad is te allen tijde beperkt tot het laagste bedrag van: a. Het totaal van de door Klant betaalde vergoedingen aan Maxim in de 3 maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende voorval; óf b. Een absoluut maximum van € 25.000 (vijfentwintigduizend euro).
10.2 Maxim is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, of verminking/verlies van data.
10.3 Uitzonderingen op Beperkingen. De in artikel 10.1 genoemde beperking geldt niet bij: (a) overlijden of persoonlijk letsel veroorzaakt door Maxim’s opzet/bewuste roekeloosheid, of (b) opzettelijke inbreuk op rechten van derden door Maxim.
10.4Geen van de partijen is gehouden tot nakoming in geval van overmacht, waaronder storingen bij toeleveranciers, overheidsmaatregelen, natuurrampen, pandemieën, en internet‑/netwerkstoringen.
11. Vrijwaringen
11.1 Klant (waaronder Agencies) vrijwaart Maxim tegen aanspraken van derden (waaronder Kandidaten, toezichthouders of opdrachtgevers) die voortvloeien uit of verband houden met (i) onrechtmatig of strijdig met deze AV gebruik van de Diensten of Kandidaatgegevens door Klant, haar Eindklanten of door Klant ingeschakelde derden, of (ii) het overtreden door Klant/Agency/Eindklant van wet‑ en regelgeving (waaronder gelijke behandeling en privacy).
11.2 Maxim vrijwaart Klant, tot de in artikel 10 genoemde limits, tegen aanspraken van derden wegens inbreuk op intellectuele eigendomsrechten door de door Maxim geleverde software, mits Klant Maxim tijdig schriftelijk informeert en Maxim de behandeling uitsluitend voert.
12. Vertrouwelijkheid en publiciteit
12.1 Partijen houden vertrouwelijke informatie geheim en gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst.
12.2 Maxim mag de naam en het logo van Klant gebruiken als referentie op haar website en in voorstellen/marketingmateriaal. Klant kan dit te allen tijde schriftelijk weigeren of intrekken; Maxim zal publiciteit dan binnen een redelijke termijn staken.
13. Wijziging van de voorwaarden
13.1 Maxim mag deze AV eenzijdig wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vóór inwerkingtreding gecommuniceerd.
13.2 Indien een wijziging leidt tot een materiële verslechtering van Klants positie, mag Klant de Overeenkomst opzeggen vóór de ingangsdatum van de wijziging.
14. Overige bepalingen
14.1 Nietigheid of vernietigbaarheid van een bepaling laat de geldigheid van de overige bepalingen onverlet; de betreffende bepaling wordt vervangen door een bepaling die de strekking zo veel mogelijk benadert.
14.2 Rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst zijn niet overdraagbaar zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, behoudens overdracht binnen een groep of in het kader van een fusie/overname met mededeling.
14.3 Mededelingen onder de Overeenkomst mogen per e‑mail plaatsvinden naar de in de Overeenkomst vermelde adressen.
15. Toepasselijk recht
15.1 Op de Overeenkomst en deze AV is Nederlands recht van toepassing.
15.2 Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in Rotterdam, Nederland.