Een kandidaat klikt op solliciteer. Het cv is verstuurd, de motivatie meegestuurd, en daarmee is het voor de kandidaat klaar. Tenminste, zo voelt het. Voor jou begint het proces pas echt.
Wat er daarna gebeurt, of juist niet gebeurt, is bepalend. Vaak blijft het stil. Soms volgt er een standaardbevestiging die weinig meer zegt dan dat de sollicitatie is ontvangen. Functioneel prima, maar gevoelsmatig leeg. En precies daar zit het verschil.
Die eerste 24 uur na een sollicitatie zeggen meer over jouw organisatie dan je vacaturetekst ooit kan doen.
Pre-selectie wordt vaak gezien als een praktisch moment. Even beoordelen of iemand past, even filteren, even checken. Intern een logisch onderdeel van het proces. Voor de kandidaat is het iets heel anders. Voor hen is dit het eerste echte contactmoment.
Dit is het punt waarop een kandidaat voelt of er aandacht is, of er snelheid zit in het proces en of ze serieus genomen worden. Niet omdat ze meteen een uitnodiging verwachten, maar omdat ze willen weten waar ze aan toe zijn.
Wanneer dat uitblijft, ontstaat onzekerheid. En onzekerheid haalt energie weg bij kandidaten die in eerste instantie enthousiast waren.
Na een sollicitatie zit een kandidaat vol vragen. Is mijn profiel bekeken? Wanneer hoor ik iets? Wat is de volgende stap? Hoe langer die vragen onbeantwoord blijven, hoe meer twijfel er ontstaat.
Die twijfel is zelden rationeel. Het is een gevoel. En juist dat gevoel bepaalt hoe iemand terugkijkt op jouw organisatie, zelfs als ze uiteindelijk niet worden aangenomen.
Een kandidaat die zich gezien voelt, vertrekt met respect. Een kandidaat die niets hoort, vertrekt met frustratie. Dat verschil werkt door, in gesprekken met anderen, in reviews en in de bereidheid om later opnieuw te reageren.
Een sterke pre-selectie draait niet om sneller afwijzen of sneller selecteren. Het draait om duidelijkheid. Om timing. Om laten merken dat er aan de andere kant iemand zit die oplet.
Goede pre-selectie geeft richting aan het proces. Kandidaten weten wat ze kunnen verwachten en wanneer. Zelfs een afwijzing voelt anders wanneer deze zorgvuldig en op tijd wordt gecommuniceerd.
In deze fase bouw je geen plaatsing, maar vertrouwen. En vertrouwen bepaalt of iemand betrokken blijft, ook als het antwoord uiteindelijk nee is.
Veel organisaties denken dat hun kandidaatervaring prima is ingericht, totdat ze zichzelf deze vragen stellen. Wat gebeurt er bij ons in de eerste dag na een sollicitatie? Wanneer hoort iemand iets dat verder gaat dan een ontvangstbevestiging? Hoe persoonlijk voelt dat moment eigenlijk?
Alleen al het beantwoorden van die vragen laat vaak zien waar kansen liggen. Niet om alles om te gooien, maar om bewuster om te gaan met een cruciaal moment in het proces.
Automatisering wordt nog te vaak gezien als afstandelijk. Alsof automatisch per definitie onpersoonlijk betekent. In werkelijkheid is het tegenovergestelde waar.
Slimme automatisering zorgt voor consistentie. Voor snelle reacties. Voor communicatie die klopt en op tijd komt. Juist in de pre-selectie maakt dat het verschil, omdat kandidaten niet hoeven te wachten en jij geen losse eindjes hoeft bij te houden.
Persoonlijke aandacht zit niet in handmatig werk, maar in de intentie achter je communicatie. Automatisering helpt je die intentie elke keer opnieuw waar te maken.
Januari is het moment om niet harder te werken, maar scherper te kijken. Naar processen die je al hebt en momenten die meer impact hebben dan je denkt.
Als je dit jaar één stap zet om je kandidaatervaring te verbeteren, laat het dan deze zijn. Kijk naar de eerste 24 uur na een sollicitatie. Daar wordt het gevoel bepaald. Daar ontstaat vertrouwen of twijfel.
En dat voelt een kandidaat meteen.